엑셀로 프로젝트 일정 관리(간트 차트)

프로젝트나 과제를 할때면 언제나 시간이 부족하다고 느껴집니다. 시작할 때는 시간이 많은 것 같았는데 금새 마감(Deadline)일이 다가 옵니다.

마감일에 목표를 완수하려면 중간단계에서 진도율을 잘 점검해야 합니다. 프로젝트를 관리하는 툴(Tool)이 많이 있습니다. 단순한것도 있고 복잡한 것도 있습니다. 하지만 제일 중요한 것은 잘 사용하는 것입니다. 가장 많이 쓰이는 간트차트를 그리는 법을 알아 보겠습니다.

간트 차트(Gantt Chart)

<그림 1> 간트차트 (출처: 위키피디아)

간트 차트(Gantt chart)는 프로젝트 일정관리를 위한 바(bar)형태의 도구입니다. 중간 단계를 나눠서 각 단계별 일정의 시작과 끝을 한눈에 볼 수 있습니다. 각 단계별로 이 단계 전 어떤 업무가 완료되어야 하는지와 이 단계가 끝난 후 어떤 업무가 진행되는지를 쉽게 알 수 있습니다. 각 업무별 일정이 정해져 있기 때문에 프로젝트의 진도를 알 수 있습니다. 중간 단계가 지연되면 그 뒤에 연결된 일정이 같이 뒤로 밀리므로 프로젝트가 마감을 지킬 수 없게 됩니다. 뒤에 이어지는 업무들을 더 짧은 시간에 해 내야만 마감을 지킬 수 있습니다. 이렇게 매 순간 단계별 완료 현황을 확인하며 프로젝트를 관리하는 것이 간트 차트입니다.

엑셀로 간트 차트 그리기

엑셀로 만든 간트 차트입니다.

우선 위 화면과 같이 일정을 관리할 수 있도록 표를 만들어 줍니다. 중요한 것은 세부업무별 기간입니다. 시작일에 모든 기간을 더했을 때 최종 종료일이 마감을 넘지 않아야 합니다.

그 다음 간트차트의 날짜행을 만들어 줍니다. 날짜도 더하기 빼기를 쓸 수 있으므로 이전 날짜에  +1을 해주면 됩니다.

이렇게 날짜가 완성됐습니다.

이제 세부 업무마다 시작일과 종료일을 채워줍니다. 한 업무의 종료일은 시작일 +기간입니다. 그 다음 업무의 시작일은 이전 종료일 +1입니다.

시작일과 종료일을 채웠으면 간트차트를 완성해 보겠습니다.

차트에 제일 처음에(여기서는  F8) 아래와 같이 입력합니다.

=IF(AND(F$7>=$D8,F$7<=$E8),"x","")

시작일과 종료일 사이에 있으면 x를 치겠다는 식입니다. 이 식을 복사했을 때도 기준이 바뀌지 않도록 적절하게 $도 붙어있습니다.

그 다음 차트를 모두 선택하고 (1) 조건부 서식, (2)셀 강조 규칙, (3) 같음을 클릭해 줍니다. 이것은 어떤 글자가 있을 경우 그 셀을 특정 서식으로 나타내는 기능입니다.

왼쪽에 x를 적어줍니다. 그 다음 서식은 “사용자 지정 서식”을 선택해 줍니다.

글꼴을 회색으로 선택해 줍니다.

셀의 배경색 역시 회색을 선택해 줍니다. 이렇게 되면 글자와 셀의 배경색이 같아 글자가 보이지 않습니다.

이렇게 간트 차트가 완성됐습니다. 프로젝트 시작일 종료일 등 전체 일정도 위쪽에 추가 해줬습니다.

프로젝트를 진행하며 실제 사용된 기간에 따라 기간만 바꿔주면 됩니다. 프로젝트가 얼마나 지연 됐고 이후 업무에서 얼마나 단축해야지 마감을 지킬 수 있는지 한눈에 알아볼 수 있습니다.

——추가 팁———

만약 날짜를 입력해도 엑셀에서 날짜로 보이지 않는다면 셀 서식에서 날짜를 선택해 주면 됩니다.

——엑셀 간트차트 예제 파일——-

오늘 작성한 간트차트 엑셀 파일입니다.

엑셀로 간트차트 만들기.xlsx